| CLASE | GRUPO | CUENTA |
| 1 . ACTIVO | 11 DISPONIBLE | 1105 CAJA |
DESCRIPCIÓN
Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.
DINÁMICA
| DÉBITOS | CRÉDITOS |
| a. Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier concepto tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. | a. Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o de ahorro. |
| b. Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos. | b Por el valor de la negociación de divisas. |
| c. Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado. | c. Por los faltan tes en caja al efectuar arqueos. |
| d. Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor | d. Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio representativa del mercado. |
| e. Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor. | |
| f. Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del ente económico, se requieran. |
DIFERENCIA EN CAJA GENERAL Y CAJA MENOR.
En caja general:
1.llegan todos los dineros pagos por clientes que van a bancos.
2.seingresan grandes cantidades de dinero.
3. no es un fondo fijo.
4. se utiliza algunas veces para cubrir algunas deudas grandes.
En caja menor:
1. es un fondo fijo
2. ingresa una cantidad de dinero mínima para gastos mínimos
3.existe una política clara para el reembolso de este dinero.
ejemplo
El 24 de noviembre de 2003, Dignory Quintero G compro de contado una mesa para computador por valor de $700.000. La Empresa Muebles JB expide recibo de caja No. 15650 por valor de $700.000
CAJA MENOR
CONCEPTO DE FONDO FIJO DE CAJA MENOR?
La forma más común de contabilizar gastos es el uso del sistema de fondo fijo. El fondo inicial se crea mediante la emisión de un cheque por la cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sería debitar caja menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos sería suficiente para las necesidades de los pequeños negocios, sin embargo, negocios más grandes tienen varios miles de pesos a discreción como fondos para la caja menor.
¿QUE ES ARQUEO DE CAJA?
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”
Contabilización de los sobrantes de caja
Los sobrantes de caja, dependiendo de su origen y cuantía, pueden ser contabilizados como un pasivo o como un ingreso.
Los sobrantes de caja se pueden presentar por error en el cobro o pago de obligaciones, por tanto, si ello significa que una obligación no se pagó completamente, o que una deuda fue cobrada en exceso, se debe contabilizar en un pasivo.
Ha sido costumbre que los sobrantes de caja se contabilicen como un ingreso [cuenta 429553], algo que no siempre es adecuado ni prudente.
Si por ejemplo, a un cliente se le ha cobrado mas de lo que correspondía, o el cajero se ah equivocado en entregar el cambio, es posible que el cliente presente una reclamación y la empresa deba reconocerle lo cobrado en exceso.
En un caso así, ese sobrante de caja debe contabilizarse como una contingencia [cuenta 263515], cuenta que corresponde a un pasivo.
Si lo que ha sucedido es que se por error no se pagó una obligación completamente, la parte no pagada y que figura como sobrante de caja, continúa siendo una obligación para con el proveedor o el acreedor.
En este caso, se puede contabilizar también como una contingencia, o hacer el respectivo ajuste a la cuenta del proveedor o del acreedor, según corresponda.
Si pasado un tiempo prudencial, el cliente o proveedor afectado por el error de la empresa, no presenta su reclamación, entonces si se procede a llevar al ingreso el sobrante respectivo, para lo cual se debita la cuenta del pasivo y se acredita la cuenta de ingresos.
Si el sobrante de caja es por un valor insignificante, se puede llevar directamente como ingreso, puesto que no afectará de forma importante los estados financieros de la empresa ni las obligaciones de ésta.
Los sobrantes de caja no son una situación normal, y en lo posible no deben suceder, puesto que son el resultado de la falencia de algún proceso llevado a cabo en la empresa.
Sobre el efectivo se debe realizar un control constante y estricto, debido a que se pueden presentar situaciones como por ejemplo, que el empleado se apodere del sobrante de caja, y después de una reclamación, la empresa deba responder por esedinero. O que el empleado simule o provoque intencionalmente un sobrante de caja, con el objetivo de apoderarse de esos dineros con posterioridad.
Como comentario final, los ingresos por sobrantes de caja no causan el impuesto a las ventas, y están gravados con el impuesto de renta
Faltante de caja
FALTANTE: es cuando el arqueo arroja un saldo de dinero en la caja inferior al que se encuentra registrado contablemente.
Elementos de control interno recomendados para el manejo de caja
efectos que la respectiva tesorería o pagaduría reembolse el valor neto a la caja menor
correspondiente y realice los trámites para efectuar los pagos a los entes recaudadores de
estas deducciones.
Es importante precisar que la relación mencionada en el párrafo anterior puede diferir en
cada entidad del Distrito Capital, todo depende de la forma como internamente hayan
definido sus propios métodos y los aplicativos o sistemas que hayan desarrollado o
adquirido para manejar, controlar, verificar, registrar y pagar estos descuentos, en
cumplimiento a la autonomía de que gozan de acuerdo con las normas de control interno,
las cuales deben adoptar para garantizar el cumplimiento y desarrollo de sus funciones.
3. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE DINEROS
Las cajas menores funcionarán contablemente como un fondo fijo, y únicamente su
movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución y su cancelación
definitiva.
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.
Constitución del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:
| 110510 | 100.000 | |
| 111005 | 100.000 |
Reembolso de caja menor y contabilización: el funcionario encargado de manejar la caja menor elabora una planilla informando en detalle todos los conceptos pagados con sus soportes.
Contabilización de los egresos por caja menor: se carga a cada concepto de gastos por el valor correspondiente a las compras y gastos según los soportes de caja menor y se hace un crédito a la cuenta bancos.
AUMENTOS Y DISMINUCIONES DEL FONDO DE CAJA MENOR
Cuando se presentan demasiados reembolsos, lo que dificulta la contabilidad para subsanar esto se debe incrementar el fondo fijo de manera que su reembolso sea máximo de dos veces al mes para el caso contrario este se debe disminuir.
AUMENTO: Para aumentar la caja menor se hace el siguiente registro contable;
CUENTA
|
DEBITO
|
CREDITO
|
Caja menor
|
xxx
| |
Bancos o caja general
|
xxx
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DISMINUCIÓN:
CUENTA
|
DEBITO
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CREDITO
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Caja
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xxx
| |
Caja menor
|
xxx
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